CONVERSIA DOCUMENTELOR

Ce este "Conversia Documentelor'' ?

Digitizarea documentelor este procesul de conversie a documentelor și înregistrărilor pe hârtie în fișiere digitale structurate, care pot fi citite de mașină, folosind hardware-ul de scanare și software-ul de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) . A avea fișiere digitale stocate în siguranță, care pot fi căutate cu mare usurinta prin indexare, este parte integrantă a gestionării documentelor la locul de muncă modern.

Digitizarea documentelor reprezintă preluarea informațiilor prin scanarea acestora de pe documentele originale, cum ar fi: manuscrise, hărți, proiecte, cărți, documente, și transpunerea lor în format electronic, formate de imagine utilizate în mod usual: PDF, JPEG sau TIFF. Documentele scanate, sunt organizate în fișiere reconstituind arhiva originală sau încărcate într-un soft de administrare pentru a putea fi accesate mai ușor.

De ce ar trebui să digitizăm documentele?

În realitate, fișierele și documentele sunt combustibilul infrastructurii operaționale a fiecărei organizații. Companiile investesc mulți bani pentru a asigura siguranța și securitatea fișierelor și documentelor lor.

Documentele digitizate sunt mai ușor de gestionat, stocat, securizat, recuperat și nu au nevoie de spațiu fizic. Ele reprezintă fundamentul oricărei inițiative de transformare digitală pe care o ia o organizație.

Serviciul oferit

1. Deplasarea echipamentelor de scanare și instalarea lor pentru etapa de scanare – unde este cazul

2. Pregătirea documentelor pentru scanare

– scanare documente de diferite dimensiuni de la A0 la cele mai mici,
– organizarea arhivei electronice în funcție de criterii de indexare solicitate de către client,

– preluare arhivă existenta,
– pregătirea documentelor pentru scanare – desfacere dosare, eliminare agrafe/capse,
– refacerea paginilor deteriorate, rupte sau franjurate pentru facilitatea scanării – unde este cazul,
– ordonarea filelor pentru a fi introduse în echipamentul de scanare,

– conversia documentelor din format fizic în format digital,
– transformarea documentelor in format electronic in fisiere PDF, JPEG, TIFF, PNG,
– procesarea imaginilor obținute prin scanarea documentelor, indexare.

3. Rearanjare dosare scanate:

– rearanjarea documentelor în formatul inițial,
– refacerea dosarelor după scanare.

Beneficiile digitizării documentelor

1. Unul dintre cele mai semnificative beneficii ale digitizării documentelor este posibilitatea de a economisi bani pentru stocarea fizică a documentelor, hârtie, toner. Știai că întreținerea documentelor in format hârtie costă cu 80% mai mult decât păstrarea lor in format digital?

2. Creșterea productivității -70% dintre angajații din orice firmă irosesc o oră în fiecare zi, în medie, doar accesând informațiile necesare activitații?

3. Accesibilitate ușoară – Când documentele sunt digitizate, ele pot fi stocate într-o locație centrală și accesate cu ușurință de către oricine cu permisiunile corecte.

4. Printre beneficiile digitizării documentelor se numără oportunitatea de a îmbunătăți securitatea documentelor, fișierele documentelor digitale sunt criptate și securizate, protejând astfel informațiile sensibile și sporind încrederea în brand.

5. Abilitatea de a automatiza operațiunile este unul dintre cele mai esențiale beneficii ale digitizării documentelor.

6. Recuperarea datelor

7. Prietenos cu mediul

8. Colaborare mai ușoară și mai rapidă – Omiți sarcina de a face copii de fișiere pentru a le partaja colegilor, clienților, instituțiilor. Le poți trimite printr-un e-mail iar colaborarea se realizează în timp real, chiar și atunci când nu vă aflați în aceeași incapere.

9. Longevitatea fișierelor